Ценность Юникор с точки зрения операционного директора и проектного менеджера.

С вами на связи основатель Юникор. В этом материале хочу рассказать о той ценности, которую может представлять продукт для вашего бизнеса с точки зрения операционного директора или проектного менеджера.

Для начала, наверное, стоит рассказать о моём собственном пути. Свой первый проект я реализовал в 2008 году, когда организовал мастер-класс “Анатомия дизайна” для представителей рекламного бизнеса в г. Калининграде. Мне был 21 год.

Следующий проект случился в 2012 году, когда я с партнером организовал брендинговое агентство. Среди клиентов были разные компании, в том числе на абонентском обслуживании мы работали с Volvo и Amway.

В 2013 году вместе с коллегами организовали довольно большую конференцию в Калининградской области — “Грани медиа”, которая во многом послужила толчком для организации других крупных профессиональных событий в регионе.

В 2015 году я запустил проект Join Kaliningrad — сувенирный бренд и набор цифровых сервисов для Калининградской области, который в 2020 году был передан Министерству по культуре и туризму региона.

В 2016 году был запущен проект Postcardbox — веб сервис для путешественников, который позволял создавать физические открытки из собственных фото и отправлять их своим близким прямо с телефона. Наша команда работала в Нью-Йорке, Лондоне, Париже, Барселоне, Калининграде и в Москве.

С 2017 года по 2018 год я работал консультантом и проектным директором в различных стартапах, помогал организовать команды и выстраивать управление. Являюсь советником в ОЭЗ Иннополис, работал со Сколковскими стартапами.

В 2019 году создал карту дизайна организационных систем и бизнес-процессов, которую на сегодняшний день используют менеджеры во многих крупнейших компаниях России и СНГ.

С 2020 года преподаю в Высшей Школе Экономики. Являюсь консультантом и аутстафф операционным директором в компаниях из среднего и крупного бизнеса. Помогаю выстраивать и улучшать бизнес-процессы.

Это не все проекты, которые были либо мной инициированы, либо в которых я принимал участие. Как видите, у меня довольно большой и разнообразный опыт в проектной и в операционной деятельности. За профессиональную жизнь я использовал огромное количество самых разных сервисов для планирования и организации совместной работы, но ни одно из решений не было оптимальным.

С моей точки зрения информационные системы должны:

1. Быть очень простыми в использовании. Согласитесь, многие продукты выглядят громоздкими и сложными. Да, при необходимости можно разобраться, но их использование встречает сопротивление командами и демотивирует;
2. Быть сквозным инструментом для всей команды. Руководителю важно видеть кто чем занят. Очень неудобно прыгать из одной информационной системы в другую. Кроме того, самим сотрудникам полезнее вести дела в общей информационной системе, так как это сплачивает. При использовании сквозных сервисов включается механизм пассивного взаимного контроля –это когда сотрудники начинают планировать и отмечать ход выполнения работ, предполагая, что тоже самое делают и другие.
3. Быть гибкими. В информационной системе должна быть предусмотрена возможность развернуть управление для организации с любой структурой, любым подходом к планированию и любым видом деятельности.
4. Быть системными. Информационная система должна помогать управлять не только на операционном уровне, но и на стратегическом.
5. Быть процессными. Информационная система должна помогать пользователям выстраивать, систематизировать и улучшать бизнес-процессы их предприятия по ходу использования продукта.

С оглядкой на эти пожелания мы в конце 2019 года и начали разрабатывать Юникор. Давайте посмотрим, что у нас есть сейчас.

Простой.

Юникор обладает простым дизайном интерфейса с минимальным набором кнопок. Любой человек, который пройдет пошаговое знакомство с интерфейсом после регистрации, сразу сможет им пользоваться.

Пользователи оперируют простыми списками задач, как это делают многие в ежедневниках, что является самым привычным, простым и понятным способом планирования.

Базовый алгоритм работы с Юникор очень простой:

Вы добавили коллег ⟶ создали отделы в левом окне ⟶ создали в них категории задач (опционально) ⟶ создали задачи в центральном окне ⟶ добавили описание задач в правом окне ⟶ взяли задачи в работу ⟶ отметили задачи выполненными.

Если занимаетесь проектной деятельностью:

Создали проект ⟶ создали категории задач (опционально) ⟶ создали задачи ⟶ добавили описание задач ⟶ взяли задачи в работу ⟶ отметили задачи выполненными.

Такая логика позволяет, с одной стороны, очень быстро разворачивать организационную структуру под собственную компанию, с другой стороны, вы всегда видите общий список дел компании, которые нужно сделать.

Пример разворачивания сложных проектов.

Сквозной.

В Юникор вы можете в несколько кликов создать любое количество отделов: бухгалтерия, юридический отдел, маркетинг, отдел закупок — у каждого будет свой раздел для планирования внутренних операционных дел. Если вы занимаетесь проектной деятельностью — переключитесь в режим “Проекты” и ведите свои дела там.

Все сотрудники ведут дела в единой информационной системе. Вы, как руководитель, видите какие задачи выполняются командой в текущий момент времени и какие предстоит выполнить в будущем. Сами сотрудники видят, что все в команде при делах — это объединяет, синхронизирует и дисциплинирует.

Все обновления статусов в Юникор происходят в режиме реального времени. Если кто-то из сотрудников выполнил задачу, другой пользователь это сразу увидит. Если кто-то оставил комментарий к задаче во время рабочей сессии — другой пользователь сразу это увидит.

Гибкий.

На текущий момент Юникор используют компании из разных сфер: интернет торговля, IT разработка, производство, строительство, маркетинг. Вне зависимости от вида деятельности и организационной структуры, вы можете настроить информационную систему под себя. А с помощью категорий задач вы можете настроить этапное, итерационное, функциональное или любое другое планирование.

Системный.

Мы рассматриваем компанию как иерархическую систему, где на верхнем уровне находятся цели и верхнеуровневые бизнес-процессы (стратегические задачи), на среднем уровне находятся отделы и проекты (операционные и проектные задачи), а на нижнем уровне находятся индивидуальные задачи сотрудников (личные задачи).

Комплексный подход к планированию и постановке задач даёт ощутимый эффект. Вы контролируете не только рутину, но и стратегически важные дела, которые в долгосрочной перспективе помогут улучшить качество бизнес-процессов и, как следствие, увеличить операционную эффективность.

Процессный.

Запуск бизнеса или нового направления можно назвать проектом. Оказание услуги на заказ тоже можно назвать проектом. Но любой проект состоит из разного количества последовательных или параллельных действий, которые называются процессами . Они могут быть однократными или повторяющимися, периодическими или регулярными.

Качество результата при реализации проекта зависит от качества оперирования процессами и от того, насколько складно взаимодействует команда. Для этого в Юникор существуют:

•Процессная детализация разделов. Позволяет к каждому отделу и к проекту назначать ответственных, добавлять ожидаемый результат и фиксировать верхнеуровневые требования к работе. Фактически является цифровой альтернативой регламентам.

•Процессная детализация задач. Позволяет отмечать важность задач, добавлять сроки, исполнителей, решаемую проблему, правила выполнения работы, ожидаемый результат и критерии оценки качества выполняемой работы. Данный способ описания задач существенно снижает риск некачественного выполнения работы и повышает ответственность сотрудников.

•Верхнеуровневое управление бизнес-процессами. Переключитесь в режим “Компания”, ознакомьтесь со списком управляющих, основных и поддерживающих процессов, которые влияют на эффективность бизнеса. Поставьте нужную задачу с привязкой к процессу и улучшите собственные показатели. Почему это работает? С математической точки зрения всё довольно просто: лучших результатов, и в жизни и в бизнесе, добивается тот, чьи навыки лучше и комплекснее развиты. Чем качественнее бизнес-процессы компании, тем лучших результатов вы добиваетесь по всему контуру предприятия и тем лучше совокупный результат деятельности.

Можно провести аналогию со спортивными командами. Чем профессиональнее спортсмены и тренерский штаб, тем лучше их процессы тренеровок, тем вероятно лучше будут результаты. Уделяйте внимание улучшению внутренних процессов и вы со временем с большей вероятностью добьётесь выдающихся результатов.

•Автосценарии. В Юникор каждый из сотрудников может создавать и запускать цепочки задач для самых разных ситуаций: процедура согласования договоров, обработка входящих заявок, обучение персонала, сдача отчетов, осуществление закупок — любые действия, которые имеют известную последовательность, вы можете превратить в цифровой исполняющийся регламент.

С использованием данных функции вы:

1. Существенно сокращаете время на постановку задач. Нужно просто запустить заранее спланированный автосценарий и каждая задача будет появляться в нужном разделе по мере выполнения предыдущих;
2. Избавляетесь от риска неверного выполнения работы вновь нанятыми сотрудниками. Добавьте в описание проекта или в детали задачи все нужные требования и просто ждите качественного исполнения;
3. Эволюционно стандартизируете и улучшаете бизнес-процессы собственными силами сотрудников. Вам не нужно иметь навыки в процессных нотаций, нанимать инженеров или дорогостоящих консультантов. Команда, заинтересованная в улучшении внутренних процессов, сама все сделает с использованием режима “Компания” и автосценариев;
4. Остаетесь гибкими. Ваши внутренние процессы меняются собственными силами сотрудников вместе с изменением экономической среды. Хотите использовать этапное планирование? Пожалуйста. Используйте каждую категорию задач как этапы. Решили перейти на Agile? Пожалуйста, измените название категорий задач в отделе на “Нужно сделать”, “Делается”, “Сделано”. Решили стандартизировать все бизнес-процессы? Попросите сотрудников создать и описать повторяющиеся процессы в формате автосценариев.

Мы только в начале пути. Знаем, в Юникор нужно добавлять еще множество разных функций. У нас в стеке находится порядка 300 самых разных задач. Но на текущий момент мы уже реализовали всё то, что поможет вашей компании быть системнее, организованнее и лучше.

По ходу использования сервиса вы всегда можете рассчитывать на меня и нашу команду поддержки. На все вопросы я стараюсь отвечать лично. Так что, если будут вопросы или пожелания, смело пишите.

Спасибо за внимание.

Кирилл Казаков.