Автосценарии и Юникор. Гибкое выстраивание бизнес-процессов силами сотрудников.
Приветствуем, уважаемый читатель. Представляем функцию, которая называется автосценарии. Она позволяет создавать и запускать тематические цепочки задач, где каждая следующая автоматически появляется после выполнения предыдущих.
Автосценарии нужны, что стандартизировать повторяющиеся рабочие процессы: как в случае взаимодействия отделов, так и в случае реализации проектов. Их использование позволяет по ходу развития компании систематизировать опыт, экономить время на объяснение задач в случае прихода новых сотрудников и существенно улучшить качество выполняемой работы. То есть, речь идёт об улучшении бизнес-процессов.
Представьте себе две ситуации:
- Ваша компания реализует технически сложные проекты и пришел очередной запрос от клиента;
- Вас попросили подготовить сводный отчет о проделанной работе внутри компании;
Что в этих примерах общего?
Обе задачи представляют из себя алгоритм действий, который можно формализовать и следовать ему в случае повторения ситуации. Это называется регулярный бизнес-процесс или, как мы называем, сценарий. Какие компоненты имеются у сценария:
- В обоих случаях речь идет о повторяющихся запросах / ситуациях;
- И реализация проекта и подготовка отчета состоит из последовательности задач;
- У каждой промежуточной задачи могут быть условия и промежуточный результат;
- У задач могут быть ответственные и исполнители (один или несколько);
- Ответственные и исполнители принадлежат к той или иной организационной единице (отделу, департаменту, проектной команде…)
- После выполнения всех промежуточных задач мы получаем общий результат, который закрывает ситуацию.
Схематически сценарий можно отобразить так:
Пример автосценария. Подготовка отчета.
Давайте вернемся к случаю, где нужно подготовить отчет для совета директоров. Предполагается, что эта ситуация ранее уже возникала и мы знаем алгоритм действий и, значит, можем создать сценарий в Юникор.
Переходим в наш аккаунт. Нажимаем на кнопку Автосценария. Добавляем название. В нашем случае это “Подготовка отчета для совета директоров”;
Теперь нам нужно запланировать цепочку задач. Например, она может быть следующая:
- Подготовить отчет о работе отдела закупок;
- Подготовить отчет о работе отдела маркетинга;
- Подготовить отчет о работе юридического отдела;
- Подготовить отчет о работе R&D отдела;
- Создать сводный отчет на основе данных других отделов.
Эти задачи мы последовательно создаём и привязываем к тем отделам, которые принимают участие в работе.
После создания всех задач нажимаете на кнопку “Сохранить”. Основа сценария готова.
Теперь можно приступить к детальному описанию работы, которая может выступать в роли базы знаний по процессу. В созданной нами цепочке, рядом с каждой задачей, есть кнопка “Детали” при клике на которую открывается окно, куда мы можем внести сопроводительную информацию. Эта информация позволит сотрудникам выполнять работу в точном соответствии с внутренними стандартами качества. Фактически, таким образом, мы создаём регламент.
После создания цепочки и добавления деталей можно запустить сценарий. У нас появится первая задача в первом отмеченном нами отделе. После выполнения первой задачи появится вторая задача в другом отделе. И так далее, пока не выполнятся все задачи сценария.
В деталях каждой следующей задачи вы можете увидеть историю сценария и получить доступ к деталям предыдущих задач.
Например, руководители отделов создали свои отчеты, прикрепили файлы к задачам, отметили задачи выполненными. Когда у операционного директора появилась последняя задача сделать сводный отчет, он может без труда пройтись по деталям предыдущих задач и вытащить нужную ему информацию для завершения работы.
Пример автосценария “Подготовка отчета” довольно простой. Фактически, каждый из сотрудников в вашей компании, без помощи программиста или процессного инженера, может создавать и описывать собственные цепочки задач. Со временем в вашей компании накопятся множество сценариев, которые систематизируют процессы и заменяют собой базу знаний и регламенты.
Управление проектами с помощью автосценариев.
Вы можете привязывать цепочки задач не только к отделам, но и к проектам и к категориям задач. Например, вы занимаетесь разработкой сайтов. Можно создать в Юникор один проект “Разработка сайтов”, к нему добавить категории задач, которые будут выполнять роль этапов. Потом спланировать автосценарий, где последовательность задач будет привязана к разным этапами.
В итоге, вам не придется создавать множество проектов под каждый запрос. Задачи будут появляться в этапах по мере выполнения работы, а все сотрудники будут видеть общую воронку проектных задач.
У вас может возникнуть вопрос: “ Как нам идентифицировать в общем проекты одинаковые задачи из сценария для разных клиентов?”
Для это существуют идентификаторы, которые вы можете добавлять к каждому новому запуску. Например, идентификатором может выступать номер заявки из CRM, ФИО заказчика и другие данные. После их добавления под каждой задачей в центральном списке и в деталях будет виден источник запуска.
Это всё. Спасибо за внимание. Попробовать Юникор можно тут.
Можете посмотреть этот 10 минутный обзор функции на нашем канале в Youtube. Рекомендуем ставить на 1,5X ускорение. :)
P.s.
Если есть желания обсудить наш сервис или эту функцию (как внедрить в случае вашей компании) — добавляйтесь к нам в Телеграм. Мы с удовольствием подскажем.
Со временем функция будет совершенствоваться. В будущем появятся более тонкие настройки. Например, вы сможете запускать цепочки задач по времени и по различным условиям.
Оставайтесь с нами.
С уважением, Кирилл Казаков. Founder at Unicore
