Автосценарии и Юникор. Гибкое выстраивание бизнес-процессов силами сотрудников.

Приветствуем, уважаемый читатель. Представляем функцию, которая называется автосценарии. Она позволяет создавать и запускать тематические цепочки задач, где каждая следующая автоматически появляется после выполнения предыдущих.

Автосценарии нужны, что стандартизировать повторяющиеся рабочие процессы: как в случае взаимодействия отделов, так и в случае реализации проектов. Их использование позволяет по ходу развития компании систематизировать опыт, экономить время на объяснение задач в случае прихода новых сотрудников и существенно улучшить качество выполняемой работы. То есть, речь идёт об улучшении бизнес-процессов.

Представьте себе две ситуации:

  1. Ваша компания реализует технически сложные проекты и пришел очередной запрос от клиента;
  2. Вас попросили подготовить сводный отчет о проделанной работе внутри компании;

Что в этих примерах общего?

Обе задачи представляют из себя алгоритм действий, который можно формализовать и следовать ему в случае повторения ситуации. Это называется регулярный бизнес-процесс или, как мы называем, сценарий. Какие компоненты имеются у сценария:

  1. В обоих случаях речь идет о повторяющихся запросах / ситуациях;
  2. И реализация проекта и подготовка отчета состоит из последовательности задач;
  3. У каждой промежуточной задачи могут быть условия и промежуточный результат;
  4. У задач могут быть ответственные и исполнители (один или несколько);
  5. Ответственные и исполнители принадлежат к той или иной организационной единице (отделу, департаменту, проектной команде…)
  6. После выполнения всех промежуточных задач мы получаем общий результат, который закрывает ситуацию.

Схематически сценарий можно отобразить так:

Пример автосценария. Подготовка отчета.

Давайте вернемся к случаю, где нужно подготовить отчет для совета директоров. Предполагается, что эта ситуация ранее уже возникала и мы знаем алгоритм действий и, значит, можем создать сценарий в Юникор.

Переходим в наш аккаунт. Нажимаем на кнопку Автосценария. Добавляем название. В нашем случае это “Подготовка отчета для совета директоров”;

Первый шаг. Добавляем название автосценария

Теперь нам нужно запланировать цепочку задач. Например, она может быть следующая:

  1. Подготовить отчет о работе отдела закупок;
  2. Подготовить отчет о работе отдела маркетинга;
  3. Подготовить отчет о работе юридического отдела;
  4. Подготовить отчет о работе R&D отдела;
  5. Создать сводный отчет на основе данных других отделов.

Эти задачи мы последовательно создаём и привязываем к тем отделам, которые принимают участие в работе.

Создание задач в цепочке и привязка их к отделам, в которых они будут появляться

После создания всех задач нажимаете на кнопку “Сохранить”. Основа сценария готова.

Просмотр цепочки задач в автосценарии

Теперь можно приступить к детальному описанию работы, которая может выступать в роли базы знаний по процессу. В созданной нами цепочке, рядом с каждой задачей, есть кнопка “Детали” при клике на которую открывается окно, куда мы можем внести сопроводительную информацию. Эта информация позволит сотрудникам выполнять работу в точном соответствии с внутренними стандартами качества. Фактически, таким образом, мы создаём регламент.

Описание задач в цепочка автосценария

После создания цепочки и добавления деталей можно запустить сценарий. У нас появится первая задача в первом отмеченном нами отделе. После выполнения первой задачи появится вторая задача в другом отделе. И так далее, пока не выполнятся все задачи сценария.

Запуск автосценария. Каждая следующая задача в цепочке появляется в разных отделах после выполнения предыдущей.

В деталях каждой следующей задачи вы можете увидеть историю сценария и получить доступ к деталям предыдущих задач.

Например, руководители отделов создали свои отчеты, прикрепили файлы к задачам, отметили задачи выполненными. Когда у операционного директора появилась последняя задача сделать сводный отчет, он может без труда пройтись по деталям предыдущих задач и вытащить нужную ему информацию для завершения работы.

Окно хода выполнения автосценария

Пример автосценария “Подготовка отчета” довольно простой. Фактически, каждый из сотрудников в вашей компании, без помощи программиста или процессного инженера, может создавать и описывать собственные цепочки задач. Со временем в вашей компании накопятся множество сценариев, которые систематизируют процессы и заменяют собой базу знаний и регламенты.

Возможные варианты автосценариев

Управление проектами с помощью автосценариев.

Вы можете привязывать цепочки задач не только к отделам, но и к проектам и к категориям задач. Например, вы занимаетесь разработкой сайтов. Можно создать в Юникор один проект “Разработка сайтов”, к нему добавить категории задач, которые будут выполнять роль этапов. Потом спланировать автосценарий, где последовательность задач будет привязана к разным этапами.

В итоге, вам не придется создавать множество проектов под каждый запрос. Задачи будут появляться в этапах по мере выполнения работы, а все сотрудники будут видеть общую воронку проектных задач.

У вас может возникнуть вопрос: “ Как нам идентифицировать в общем проекты одинаковые задачи из сценария для разных клиентов?”

Для это существуют идентификаторы, которые вы можете добавлять к каждому новому запуску. Например, идентификатором может выступать номер заявки из CRM, ФИО заказчика и другие данные. После их добавления под каждой задачей в центральном списке и в деталях будет виден источник запуска.

Идентификаторы задач в центральном списке и в окне детализации.

Это всё. Спасибо за внимание. Попробовать Юникор можно тут.

Можете посмотреть этот 10 минутный обзор функции на нашем канале в Youtube. Рекомендуем ставить на 1,5X ускорение. :)

P.s.

Если есть желания обсудить наш сервис или эту функцию (как внедрить в случае вашей компании) — добавляйтесь к нам в Телеграм. Мы с удовольствием подскажем.

Со временем функция будет совершенствоваться. В будущем появятся более тонкие настройки. Например, вы сможете запускать цепочки задач по времени и по различным условиям.

Оставайтесь с нами.

С уважением, Кирилл Казаков. Founder at Unicore

Юникор – простой в использовании инструмент для командного управления стратегическими и операционными задачами бизнеса.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store